Si la decisión de contratar ya la tienes tomada, ahora te toca resolver todos los trámites legales que te corresponden como empresario.
Hay dos pasos previos que sólo se aplican en determinadas circunstancias: uno es para los empresarios que nunca hayan contratado personal y otro para trabajadores que nunca hayan sido contratados.
• Inscripción como empresario en la Seguridad Social. Lo primero que deberás hacer será solicitar a la Tesorería General de la Seguridad Social, a través de sus Direcciones Provinciales o de las correspondientes Administraciones, tu inscripción como empresario en el Sistema de la Seguridad Social.
• Afiliación de trabajadores: obtención del número de afiliación a la Seguridad Social para aquellos trabajadores que son contratados por primera vez en su vida.
Y luego hay tres pasos obligatorios en todas las contrataciones:
• Altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores: estarás obligado a comunicar, dentro de los plazos establecidos al efecto, las altas, las bajas y las variaciones de datos de los trabajadores que vayan a iniciar una actividad laboral a tu servicio o que cesen en la misma.
• Presentación de los contratos en el Servicio Público de Empleo Estatal. Deberás registrar los contratos en el SEPE en un plazo de 10 días desde el alta.
• Pagos de las cotizaciones a la Seguridad Social: deberás mantener el alta de tus trabajadores en tanto no se extinga la relación laboral y efectuar el ingreso de las cuotas contempladas en las nóminas de los trabajadores.
Veamos estos pasos en detalle:
1. Inscripción del empresario
Lo primero de todo es inscribirte como empresario para obtener tu Código de Cuenta de Cotización. La inscripción es un acto administrativo que tienes que llevar a cabo en la Tesorería General de la Seguridad Social, por el cual se te asigna como empresario un número para la identificación y el control de tus obligaciones con la Seguridad Social.
Dicho número es considerado como primero y principal Código de Cuenta de Cotización, y es al que te vincularán todos aquellos otros que se te puedan asignar como empresario.
Es importante señalar que como empresario deberás solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias donde ejerzas tus actividades, así como en determinados supuestos en que sea necesario identificar colectivos de trabajadores con peculiaridades de cotización.
Deberás solicitar tu inscripción como empresa antes del inicio de actividad, en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a tu domicilio social.
2. Afiliación de los trabajadores a contratar
Al incorporar nuevos trabajadores a tu empresa tienes que saber si están o no afiliados a la Seguridad Social.
La afiliación, si ésta no existiese con anterioridad, es un acto administrativo, que tienes que realizar obligatoriamente como empresario, previo al alta, mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce la condición de incluir, en el Sistema de Seguridad Social, a la persona física que por primera vez realiza una actividad determinante de su inclusión y le asignan un Número de Seguridad Social.
Los trabajadores por cuenta ajena cuyo empresario no cumpla con esta obligación, podrán solicitar su afiliación.
La solicitud de afiliación, se dirigirá a la Dirección Provincial de la Tesorería de la Seguridad Social o Administración de la misma provincia en que esté domiciliada la empresa en que presta servicios el trabajador por cuenta ajena o asimilado, o en la que radique el establecimiento del trabajador autónomo.
3. Alta, baja y variación de datos de tus trabajadores
Deberás comunicar las altas y bajas de los trabajadores. También deberás comunicar las variaciones de datos identificativos, domiciliarios o laborales de tus trabajadores.
La solicitud de variación, además de los datos identificativos del trabajador y del empresario, contendrá los datos objeto de modificación, debiendo ser comunicadas, fundamentalmente, aquellas variaciones que afecten a las condiciones laborales.
Plazos de presentación:
• Altas: Previo al inicio de la relación laboral hasta 60 días naturales antes.
• Bajas y variaciones de datos: 3 días naturales.
4. Registro y comunicación del contrato de trabajo.
En un plazo de 10 días, deberás remitir copia del contrato al Servicio de Empleo Público Estatal para su registro.
En caso de que los contratos no se formalicen por escrito, el empresario queda igualmente obligado a comunicar en el mismo plazo el contrato efectuado.
Este trámite es necesario hacerlo online a través de la página del SEPE.
5. Ingreso de cuotas de cotización
Además de abonar los salarios, como empresario eres el responsable del ingreso de la cotización propia y de la de tus trabajadores a la Seguridad Social, para lo cual descontarás del salario de tus trabajadores las aportaciones que les correspondan en el momento de su abono.
Las cuotas tendrás que ingresarlas dentro del mes siguiente de su devengo.
La presentación de los documentos de cotización para el ingreso de las cuotas se puede realizar en cualquier Entidad Financiera (Bancos, Cajas de Ahorros, Cooperativas de Crédito o Cajas Rurales) autorizada para actuar como Oficina Recaudadora.
